אירוח לקוחות במשרד יכול להיעשות ממגוון סיבות, בין אם זה בשל פגישת עבודה עם לקוח פוטנציאלי או בין אם מדובר בישיבה על פרויקט חשוב, בה הלקוח לוקח חלק פעיל. כך או כך, אירוח לקוחות במשרד חייב להיעשות על הצד הטוב ביותר.
נראות המשרד
עם הגעתם של הלקוחות למשרד, חשוב לוודא שהמשרד נקי ומסודר, לפחות בחלקים הציבוריים ובחלל בו תיערך הפגישה. אם עדיין לא עיצבתם את המשרד והענקתם לו את המראה הרצוי, אל תתחילו לשפץ ולעצב במועד סמוך לפגישה, זה כמובן בכדי להימנע מבלגן, רעש ולכלוך.
היה ומדובר בישיבה חשובה, אליה מגיעים בכירים בהנהלת החברה, חשוב שתעדכנו את יתר העובדים (גם אם אינם משתתפים בפגישה) על מנת שיגיעו בלבוש הולם ויימנעו מלהרעיש במהלך ההפסקות.
ארחו את הלקוח כיד המלך
הלקוח תמיד רוצה לדעת שהוא בראש סדר העדיפויות שלכם, גם אם החברה מונה מספר גדול של לקוחות, לכן חשוב שתיערכו לפגישה בהתאם ותארחו אותו ביד רחבה. כדאי לברר מראש אם הלקוח רגיש למאכלים מסוימים או שהוא נמנע מאכילת מוצרי בשר וחלב, כך תוכלו להזמין עבורו כיבוד מתאים. אגב, זה גם מראה על התחשבות ואיכפתיות.
הזמינו מגשי אירוח מפנקים הכוללים כריכונים טעימים, פלטת ירקות, מגש עם מגוון סוגי גבינות ואפילו משהו מתוק לסיום. השקעה בכיבוד ובמזון בפגישה בהחלט עושה רושם חיובי ואף עשויה לרכך את הלקוח במידה ומדובר בפגישת נזיפה. כמו כן, אל תשכחו לדאוג לשתייה קלה ושתייה חמה, כמו גם מישהו או מישהי מהעובדים שיוכלו להגיש עבורכם את הכיבוד, כך רצף הפגישה לא ייפגע.
היערכו לפגישה עם כל הנתונים והמסמכים הרלוונטיים
פגישות עבודה או ישיבות צוות לא יכולות להתנהל בהיעדר תכנון יסודי. תחילה, אספו כשבוע לפני הפגישה את כל המסמכים והנתונים עליהם אתם מעוניינים לשוחח במהלך המפגש. יתרה מזאת, רצוי להכין מצגת שתסכם את כל נושאי השיחה והנתונים שיש להציג ללקוח, כך הכל יהיה מרוכז עבורכם במקום אחד. תכננו את הפגישה היטב, קבעו את סדר נושאי השיחה עליהם תדונו בישיבה והשתדלו להקציב לכל אחד מהנושאים זמן ריאלי, כך למעשה גם תוכלו לאמוד את משך זמן הפגישה.
אם לא די בכך, חשוב שתתכננו צפי עתידי להתנהלות הפרויקט. שיחה על הנתונים והסטטיסטיקות אינה מספיקה, משום שחשוב לתת ללקוח פתרונות ויעדים להמשך הדרך.
יומיים לפני פגישת העבודה, וודאו שכל המוזמנים אישרו את הגעתם. אם אחד מבין המשתתפים שהוזמנו עדיין לא שלח אליכם אישור, רצוי שתוודאו שהזימון הגיע אליו וודאו את הגעתו.
מצאו דרך לשבור את הקרח
לפעמים ישנן פגישות עבודה לא נעימות, כשהלקוח לא מרוצה מהתקדמות הפרויקט או שהנתונים אינם לשביעות רצונו. חשוב שתקפידו למצוא דרך לשבור את הקרח, אם זה באמצעות מחמאות, הענקת שי ממותג, פתיחת המצגת עם משחקי מילים וכו'.
בין אם אתם מארחים לקוחות לפגישות ייעודיות או בין אם מדובר בישיבות עבודה חשובות, מוטב להיערך בהתאם לישיבה ולתכנן אותה על הצד הטוב ביותר. בהצלחה.
