ניהול זמן נכון מהווה עבור רבים מאיתנו אלמנט חשוב ומשמעותי במהלך יום העבודה. הצורך והרצון לפרודוקטיביות כמו גם להספיק את מירב המשימות בשעות העבודה מלווה לא מעט אנשים. במקרים מסוימים אנחנו מוצאים את עצמנו חסרי מוטיבציה בשל העומס הגבוה של המשימות שנערמות, אבל אם מקפידים לתכנן את הזמן באופן נכון וריאלי, ניתן להציב יעדים, לעמוד בהם ולהפיק מיום העבודה את המיטב. כיצד תעשו זאת? הכנו מדריך מיוחד בנושא.
הדבר החשוב ביותר – סדר וארגון
בכדי לעבוד באופן פרודוקטיבי ולנצל את הזמן באופן המיטבי, אתם חייבים לעבוד מסודר, כלומר יש לערוך רשימת משימות מסודרת ומחולקת לפי פרויקטים או קמפיינים. השתדלו שלא לכתוב משימה כללית אלא לפרק את המשימה למשימות מזעריות. למשל אם אתם מתכננים לעלות עם קמפיין חדש בפייסבוק, פרקו את המשימה לתתי משימות כמו כתיבת המלל השיווקי, ישיבה לצורך תכנון הקמפיין וכו'.
לאחר שכל המשימות שעליכם לבצע מאוגדות במקום אחד – סדרו אותם לפי סדר הדחיפות והחשיבות שלהן, כך תוכלו להבין אילו משימות חייבות להתבצע בזמן הקרוב ואילו משימות יכולות להתבצע בהמשך. אגב, תוכלו להיעזר בתוכנות ייעודיות לניהול משימות כמו גם במערכת CRM, עליה נרחיב בפסקה הבאה.
מערכת CRM לניהול לקוחות
בין אם מדובר בעבודה במשרד פרסום או כל עבודה משרדית אחרת, הרי שניהול הלקוח זה בין הדברים המהותיים ביותר בחברה. שימוש במערכת CRM יאפשר לכם לא רק לנהל את הלקוח, אלא גם לסדר כל פרויקט ולערוך בתוכו רשימת משימות הכוללת תאריכי סיום פר כל משימה. אם לא די בכך, מערכת זו עשויה לחסוך לכם לא מעט זמן, מאחר וכל פרטי הלקוח הנחוצים לניהול לקוח איכותי נמצאים במערכת, כולל מסמכים, חשבוניות, תיעוד שיחות ועוד. ברגע שכל הנתונים מאוחסנים במקום אחד, הרבה יותר קל לשלוף מסמכים או להתעדכן בסטטוס של הלקוח.
נמצאים הרבה על הכביש? נצלו את הזמן!
אם המשרד שלכם מרוחק ממקום המגורים או לחילופין אתם נוהגים לפגישות לעיתים קרובות, כנראה שאתם נמצאים לא מעט זמן על הכביש. במקום לנהל שיחות עם לקוחות, קולגות או עובדים במהלך שעות העבודה, עשו זאת בזמן הנסיעה. כמובן שיש לשוחח בדיבורית בלבד ולא להחזיק את הטלפון הנייד במהלך הנהיגה.
שיחות טלפוניות במקום פגישות
פגישות הן בין גזלני הזמן המוכרים ביותר לבעלי עסקים. לעיתים חייבים לקיים פגישות עבודה אך בלא מעט מקרים, הלקוח דורש להיפגש ולדון בנושא שניתן לשוחח עליו טלפונית. שיחות טלפון לא רק יקצרו את משך זמן הפגישה אלא גם ימנעו מכם נסיעות ארוכות בכבישים – כך תוכלו לחסוך זמן שישמש אתכם לביצוע משימות דחופות. כמו כן, אם ניתן לסגור קצוות באמצעות הדואר האלקטרוני ולהימנע משיחת הטלפון – עשו זאת.
מדדו את משך המשימות
כיום יש אפליקציות ותוכנות שמודדות עבורכם את משך הזמן שלקח לכם לבצע את המשימה. הכלי הזה יעיל לא רק בכדי לדעת כמה זמן נמשכות המשימות, אלא גם מאפשר לכם להיות מודעים לזמנים. כך למעשה, כשהמודעות לזמנים עולה, קצב ביצוע המשימות מתייעל.
קראו גם: 5 דרכים לניהול משימות
כיום יש לא מעט דרכים לחסוך בזמן, ביניהן גם שיטת GTD. מצאו את הדרכים האידיאליות עבורכם והיעזרו באפליקציות וכלים שיסייעו לכם לצלוח את האתגר. חיסכון בזמן יאפשר לכם להפיק את המיטב מכל יום עבודה, לבצע משימות באופן פרודוקטיבי ולהתקדם בפרויקטים שברשותכם. בהצלחה!
