בין אם מדובר בעסק של אדם אחד ובין אם מדובר בעסק של עשרה אנשים, חשוב ביותר לנהל את סך המשימות באופן מסודר, וזאת כי תמיד יש דברים שמחכים להיעשות, תמיד יש דברים שדחוף יותר לבצע ותמיד עומדים לקבל משימות נוספות. אי לכך, בין אם מבקשים לחזור ללקוח, לתאם עם ספקים, לשלוח הצעת מחיר, או לסיים פרויקט, הרי שראוי להבין כיצד מתנהלים, וזאת כי מספיק להיעזר בכלי עזר פשוט על מנת להפוך את כל היום להרבה יותר אפקטיבי, ועל כן איגדנו עבורכם חמש דרכים מנצחות עבור ניהול משימות:
פשוט וחכם
לפעמים הפתרון הגדול ביותר מצוי בעזרים הקטנים ביותר, ועל כן גם אם כיום יש מגוון תוכנות מפותחות עבור ניהול משימות, עדיין יש מקום של כבוד לאותם פתקים קטנים, אותם פתקים שניתן לנעוץ על לוח השעם שמעל הראש, שניתן לחבר למסך המחשב עם מדבקה זוהרת (שלא ניתן להתעלם מקיומה), שניתן להשאיר כתזכורת במקום בולט ושניתן להכניס לכיס על מנת לזכור מה בדיוק רצינו לומר באמצע הישיבה. אי לכך, לעטים, שדכן, מדבקות, נעצים, מרקרים וכדומה ישנה השפעה רבה על אופי ניהול המשימות, ועל כן לכו בררו על ציוד משרדי ובצעו רכישה מרוכזת שתשרת אתכם לאורך כמה חודשים קדימה. מה עוד מוטב להכניס לרשימה? עטים צבעוניים, דפדפות, סלוטייפ, עפרונות, קלסרים, מחברות, שמרדפים ועוד.
היעזרו בתוכנה ייעודית
כיום ניתן ליהנות ממגוון תוכנות ניהול שעשויות לקצר ובאותה נשימה לייעל מגוון נרחב של משימות. אי לכך, לאחר שמבינים שתוכנה עשויה להוות נכס משמעותי לקידום העסק, יש להבין באיזו לבחור, כאשר פה ראוי לוודא את הפרמטרים הבאים:
- נוחות תפעול והתמצאות בפונקציות השונות.
- יכולת להקצות משימות לאנשים נוספים מתוך ומחוץ העסק.
- אופציה לספק לכל עובד סביבת עבודה אישית.
- שליטה ממגוון נרחב של פלטפורמות, למשל דרך הטאבלט.
- תקופת ניסיון, בה תוכלו לחוות את התוכנה לפני שתקבלו החלטה.
- שליטה על היקף השימוש ובהתאם לגזור את גובה התשלום.
עצרו לבקש עזרה
קורה שעובדים מבקשים לקחת על עצמם יותר מדי משימות, אם כי הם התחייבו ואם כי האגו דוחף קדימה. פה יש לציין שעובד טוב יודע לבקש עזרה – יודע לזהות חוזקות של עובדים אחרים ולשדך אותן לטובת המשימה הפרטית שלו, ועל כן חשוב לדעת לרדת מהעץ. עם זאת, יש לוודא שהמשימה אינה נופלת בין הכיסאות, משמע אם העברתם משימה הלאה, לפחות תוודאו שהיא מתקדמת בכיוון הנכון.
לכו על המוכר – אקסל
אחת התוכנות היותר ידידותיות למשתמש ואחת התוכנות היותר מוכרות הינה אקסל, וזאת כי התוכנה פשוטה ומאפשרת לנהל מגוון משימות, כגון מעקב אחר ניהול תקציב, תשלומים, ניהול לו"ז חודשי, חלוקת משימות עבודה, סיכומי חודש ועוד. מכאן שאם מבקשים לייעל מהלכים ובו זמנית להימנע מהשקעה של זמן בחפיפה על תוכנה חדשה – אקסל תמיד מהווה אופציה נוחה!
נגעת הלכת
עסק שמשכיל להיעזר במגוון כלי עזר ותוכנות, צריך להרים את הרף ולקבוע "נגעת המשכת". במה מדובר? שאם התוכנה מראה שקבעת היום להרים טלפון ללקוח, או אם קיבלת מייל שנוגע לעסק ואתה מבקש לחזור לבחון אותו אח"כ, יש לעצור ולסמן וי על המשימה עוד עכשיו, מתוך מטרה להימנע מתוספת של עוד שורה לסך המשימות ומבזבוז זמן כפול. מחקרים מראים שככול שסוגרים פינות יותר מהר, וככול שמתחילים את היום עם המשימות היותר קשות, כך המורל יותר גבוה והיום הרבה יותר פרודוקטיבי. מה נותר? להתחיל להתייעל כבר מהשבוע הקרוב (רשמו את זה בגדול על פתק ותתלו במקום בולט) – בהצלחה!
